Cultiver un environnement de collaboration et de partage

Ceci est la quatrième partie de l’article complet : L’engagement au cœur du succès de chaque individu et de l’équipe.

Le travail en équipe est un élément clé de nombreuses organisations, car il permet d’accomplir des tâches complexes et de réaliser des objectifs ambitieux. Plus on est de fous?

Cependant, pour que la collaboration soit efficace, il est nécessaire de cultiver un environnement de collaboration et de partage. Un tel environnement permet aux membres de l’équipe de se sentir à l’aise pour partager leurs idées et opinions, ce qui favorise la communication ouverte et honnête. Ce n’est pas toujours simple de mettre en place ce contexte, de transparence, de confiance, en raison de l’état actuel de l’organisation, de son histoire, ou de l’histoire de tes collaborateurs.

Les membres de l’équipe peuvent ainsi travailler ensemble de manière productive, en mettant à profit leurs compétences et perspectives diverses, pour résoudre des problèmes et accomplir des tâches plus rapidement et plus efficacement.

La collaboration peut être difficile à mettre en place et à maintenir si certains facteurs clés ne sont pas pris en compte. On va chercher à comprendre ce qui peut affecter la qualité de la collaboration et la dynamique de l’équipe afin de les gérer de manière proactive.

Taille optimale d’une équipe

La taille de l’équipe peut avoir un impact significatif sur la qualité de la collaboration. Selon les travaux de Robin Dunbar, la taille optimale d’un groupe pour des interactions de grande qualité se situe entre 4 et 12 membres. Au-delà de ce seuil, les interactions deviennent moins fréquentes et plus superficielles. Pour cette raison, il peut être judicieux de limiter la taille de l’équipe et de créer plusieurs équipes si nécessaire.

Cependant, la taille optimale d’une équipe peut varier en fonction de la nature de la tâche à accomplir et de la complexité du projet. Par exemple, pour les projets de grande envergure, il peut être nécessaire de créer des équipes plus importantes et de les subdiviser en sous-groupes pour assurer une communication et une coordination efficaces.

Pour réfléchir à la bonne taille de l’équipe, imagine le type de sujet que tu es OK de partager suivant le groupe que tu as en face de toi. Pour des sujets intimes, tu vas préférer une ou deux personnes max, et pas n’importe qui. Pour de la création ou la réalisation d’un tâche, quelques personnes, sinon, c’est trop de gestion pour ce qui est à faire. Plus les décisions à prendre concernent la gouvernance, plus le nombre de personnes sera important pour récolter les avis et décider de la bonne direction. Mais les sujets ne pourront être que superficiels ou de haut niveau parce que la gestion des détails multipliera la complexité des conversation. Sujet vaste = potentiel de détails immense ; Population vaste = potentiel d’interaction immense ; Tu vas probablement préférer éviter gérer immense².

Les ateliers de discussion sont souvent organisés pour scinder naturellement les grands groupes en groupes plus petits, plus digestes. As-tu pu un jour essayer le world café?

Diversité des membres de l’équipe

La diversité des membres de l’équipe est un autre facteur important pour la qualité de la collaboration. Les équipes les plus performantes sont celles qui sont composées de membres ayant des antécédents culturels et éducatifs différents. La diversité des perspectives et des compétences permet de stimuler l’innovation et de trouver des solutions créatives aux problèmes. Pour cette raison, il est important d’encourager la diversité en recrutant des membres d’équipe avec des compétences et des expériences variées.

Cependant, la diversité peut également entraîner des défis liés aux différences culturelles, linguistiques et de communication. Pour gérer ces défis, il est important de favoriser la communication ouverte et honnête entre les membres de l’équipe, d’offrir des formations en communication interculturelle et de mettre en place des pratiques visant à encourager le respect et la compréhension des différences.

Voici 2 cas concrets:

• Une partie de l’équipe est en France, l’autre en Inde. Constat immédiat, les français se plaignent de l’attentisme des Indiens, les Indiens font comprendre que les consignes ne sont pas claires. Bref, on part mal. Les personnes ne se connaissent autrement que par échange de courriel ou quelques rares visio et de part et d’autre, les différents contextes ne sont pas connus. En France on a intégré que le produit est à découvrir, on a accès direct au client, on est la société responsable du contrat, on a de l’aide possible de l’inde. En Inde, on reçoit des commandes de l’équipe France avec des délais mais peu de cadre, on a une responsabilité vis à vis du partenaire en France mais des obligations et des processus en interne… J’arrête là pour les détails. Pour renverser cette situation qui nous amène au mieux à livrer dans la douleur, au pire à échouer lamentablement, on a mis en place des rétrospectives les plus vivantes possibles en poussant les expérimentations techniques le plus loin possible, exigé une salle réservée pour nos collègues Indiens équipée pour une excellente visio, pratiqué les ice breakers de connaissance de soi, les concours d’histoires drôles quotidiens, les pair programming inter continents, et puis surtout, la venue de nos collègues indiens en France pour 1 mois. Parce que le contact humain et les échanges informels sont les seuls capables d’amener les personnes à se connaître profondément. Sessions d’échange avec le client, de brainstorming et de Dojo en équipe rassemblée, mais aussi et c’est important, repas partagés et découvertes culinaires et talents cachés, soirées foot de la coupe du monde, sorties le week end organisées par les membres de l’équipe… On apprend à se connaître et à prendre soin de l’autre. Les collègues sont devenus des amis. Après leur retour, les liens sont restés, la productivité à pris un x10 et la majeure partie des problèmes a disparue… Les gens sont simplement des gens avec des besoins humains. On est allé tisser des liens au delà de la relation professionnelle.
• Plus simple, sur un autre projet, une partie est francophone, une partie est anglophone, le contrat stipule que tous les échanges se feront en français… Ben c’est fou comme c’est dur de se comprendre! Chaque fois que les anglophones devaient exprimer une idée, un point de vue ou une solution, et malgré tous leurs efforts, cela demandait de faire répéter, reformuler, pour s’assurer de se comprendre. Une fois accepté que le contrat n’était pas aidant, autoriser chacun à parler dans sa langue maternelle en faisant confiance aux autres pour comprendre avec ses propres notions est devenu bien plus facilitant. Et oui, c’est juste moins d’effort sans réelle valeur à fournir. Chacun pouvait s’exprimer le plus clairement possible grâce à son expertise du langage pour maximiser le potentiel des autres à comprendre. Là aussi, productivité augmentée et, et ce n’est pas rien, réunions bien moins épuisantes et contrariantes…

Communication ouverte et honnête

La communication ouverte et honnête est un autre élément clé pour la qualité de la collaboration. Lorsque les membres de l’équipe se sentent en confiance pour partager leurs idées et opinions, cela encourage la communication ouverte et honnête. Il est donc important de créer un espace où chacun peut s’exprimer librement sans craindre d’être jugé ou critiqué. Pour ce faire, vous pouvez organiser des réunions régulières pour discuter des projets en cours, des points de vue et des préoccupations de chacun. Vous pouvez également mettre en place des canaux de communication informels, tels qu’une messagerie instantanée ou une liste de diffusion, pour favoriser la communication entre les membres de l’équipe.

Il est également important de favoriser la communication transparente. Cela signifie que les membres de l’équipe doivent être informés de l’avancement des projets, des défis rencontrés et des décisions prises. En favorisant la transparence, les membres de l’équipe peuvent mieux comprendre leur rôle dans le projet et travailler ensemble de manière plus efficace.

C’est OK de ne pas être OK!

Comment ça va? Bien merci et toi? Creuses platitudes de début de journée. Exprimer un inconfort et ne pas se sentir entendu c’est bien le pire dans la collaboration. Rien ne va parfaitement bien dans un projet commun et c’est la base du collectif que de s’assurer de la bonne santé du groupe.

Un jour j’ai vécu une rencontre RH ubuesque, et je commençais ma découverte du Québec avec effroi. Lors de l’entretien j’ai exprimé mon mal être sur pas mal de sujets, relevé tout de même les quelques points positifs de mon expérience. J’ai dû parler pendant 15 bonnes minutes prenant le temps d’expliquer ce qui me contrariait, ce que j’avais envie d’expérimenter pour changer la situation, l’aide dont je pensais avoir besoin pour cela. Après mon petit laïus, la RH me répond “ah ben François ça me fait bien plaisir de voir que tu apprécies travailler avec nous et que tu te satisfait de cette expérience”. Voilà pourquoi, on ne réponds jamais “bof moyen” le matin où on te souhaite la bienvenue. C’est convenu que l’on te souhaite juste de passer une bonne journée, pas de s’engager à ce qu’elle le soit vraiment et d’être présent pour toi si besoin. Chacun ses problèmes…

Définition des objectifs clairs

La définition d’objectifs clairs est un autre élément important pour la qualité de la collaboration. Pour travailler efficacement en équipe, il est important que chaque membre de l’équipe comprenne les objectifs de l’équipe et comment leurs contributions peuvent aider à les atteindre. En définissant des objectifs clairs et en les communiquant à tous les membres de l’équipe, vous pouvez aligner les efforts de chacun vers un objectif commun. Cela permet de mieux orienter les actions de chacun et de travailler de manière plus efficace et efficiente.

Il est également important de mesurer régulièrement les progrès réalisés pour s’assurer que l’équipe est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. Cela peut être réalisé en utilisant des outils de suivi de projet et en organisant des réunions régulières pour discuter des progrès et des défis rencontrés.

C’est quoi un objectif clair?

Qu’il soit d’équipe ou individuel, un objectif est caractérisé par certains critères essentiels. Pour cela je te renvoi à SMART qui décrit très bien ces critères. Une fois que tu t’es assuré que l’objectif proposé est Simple, Mesurable, Accessible, Raisonnable et Temporellement borné, je t’invite à vérifier qu’il ait aussi du sens. C’est pour cela que je préfère le terme proposé que fixé. Un objectif vise à atteindre un résultat, ce résultat doit avoir du sens pour les personnes qui auront cet objectif. Ce à quoi on validera la progression vers l’objectif aussi doit être clair et avoir du sens, sans quoi…

Utilisation d’outils de collaboration

L’utilisation d’outils de collaboration tels que des outils de gestion de projet, des plateformes de partage de fichiers, ou des outils de communication peut grandement faciliter la communication et le partage de l’information. Ces outils permettent aux membres de l’équipe de travailler ensemble de manière plus transparente et efficace, en évitant les malentendus et en réduisant les délais de réponse.

Il est important de choisir des outils de collaboration qui répondent aux besoins de l’équipe et qui sont adaptés à la nature du projet. Il est également important de former les membres de l’équipe à l’utilisation de ces outils pour s’assurer qu’ils sont utilisés de manière efficace. Mais le plus important c’est que les outils soient réellement aidants! Combien de fois je vois des outils compliqués qui finalement ajoutent de la charge de travail et du délai de réalisation. Privilégie les outils que souhaitent utiliser les personnes, tu gagneras du temps. Un outil ne défini pas le processus mais doit faciliter son application. Et puis juste pour le rappeler, les processus sont là pour optimiser les interactions entre les individus, pas l’inverse non plus.

Offre de formations

Et je ne parle pas de formations techniques!!

L’offre de formations pour aider les membres de l’équipe à améliorer leurs compétences en communication et en collaboration peut également aider à renforcer la confiance et à améliorer la qualité du travail en équipe. Ces formations peuvent être proposées en interne ou en externe, en fonction des besoins de l’équipe et des ressources disponibles.

Les formations peuvent couvrir des sujets tels que la communication interpersonnelle, la résolution de conflits, la gestion de projet et la prise de décision en équipe. En offrant des formations, tu peux aider les membres de l’équipe à améliorer leurs compétences et à mieux comprendre leur rôle dans l’équipe. Ne serait-ce que de savoir que la CNV existe c’est se laisser l’opportunité de l’utiliser au quotidien 🙂

En cultivant un environnement de collaboration et de partage, tu peux aider ton équipe à travailler de manière plus efficace et à atteindre des objectifs communs plus rapidement. Cela peut améliorer la qualité du travail en équipe et renforcer les relations entre les membres de l’équipe, ce qui a un impact positif sur l’ensemble de l’organisation, ne serait-ce qu’à valeur d’exemple.

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