Forfait et Agilité mêlée : Un exemple d’adaptation au service de la valeur

Être Agile dans un contexte waterfall fonctionne plus qu’être waterfall dans un framework Agile

Parmi les offres des pratiques numériques, vous trouverez les formations. C’est un produit idéal pour appliquer son savoir faire Agile au service de la valeur attendu, dans un contexte on ne peut plus forfaitaire en contenu, budget et délai contraint par un contrat.

Chaque formateur a à cœur de dispenser les formations qui satisfasse au maximum les participants et les prescripteurs. J’avais envie de vous décrire une expérience vécue avec Hakime Bezza pour une formation de Scrum Master donnée en interne pour laquelle nous avons souhaité mettre en application au maximum nos savoirs faire agiles afin de délivrer de façon régulière une grande valeur pour la satisfaction de nos “clients”, nos participants. Dans un contexte contraint par un forfait (une liste exhaustive de valeur à délivrer pour un coût et une durée fixe) nous pouvons toujours apporter une foule d’adaptations qui répondront à des attentes inattendues parce que spécifiques à notre public. Nous allons livrer un produit unique, profitant d’une trame robuste, d’un public unique et d’une adaptation maximale.

Je pousserai aussi, sans la détailler dans cet article, la pratique de priorisation du contenu par la valeur qui a beaucoup de sens pour les formations PO ou manager. Affichez le backlog aux participants, répondez à leurs questions pour qu’il comprennent l’objectifs des sujets et les problématiques auxquels ils répondent et demandez à vos participants de construire votre trame. C’est très joli à vivre et redoutable pour démontrer l’utilité de cette pratique. Benjamin Cabanne en a fait sa patte, contactez le pour vos formations :)

De quel produit parlons nous?

Une formation présente une promesse de vous apporter une valeur prédéfinie, identifiée sous la forme d’une liste de sujets qui seront abordés et que vous pourrez maitriser à un niveau annoncé. Tout cela, nous nous engageons à vous livrer.
Pour atteindre cet objectif nous (les formateurs) avons étudié une trame pédagogique qui permette à chacun des participants de comprendre et intégrer le mieux possible les “savoirs” que nous souhaitons vous transmettre et que vous attendez. Tout cela est très prédictif et donc laisse peu de possibilité de profiter des différents contextes dans lesquels cette formation va vivre et être dispensée. En effet, le groupe des participants est à chaque fois différent en nombre et “qualité”. J’entends par qualité, les différents vécus qui amènent chacun avec un terreau varié et riche de multiples couleurs. On a donc une grande variabilité, que l’on va tenter de réduire par des prérequis et la définition du public attendu, dans le même temps où nous souhaitons la proposer au plus grand nombre.

Le forfait

Voilà les critères qui vont définir notre offre de formation :
Un contenu pour amener les participants d’un niveau de compétence A à un niveau B.
Oui, c’est très standard :) La spécificité viendra de la définition des “participants”, de A et de B. Ces 3 éléments définissent la cible et l’objectif de notre produit de formation.

Un scilabus décrivant le contenu de la formation existe, il informe également sur la durée et le coût. Nous sommes bien en mode forfait tout va bien :) Cela étant notre forfait est détaillé à un niveau suffisant pour donner la liberté à chaque formateur d’y amener sa propre approche. Ainsi, chaque sujet sera abordé mais différemment selon le formateur. On pourrait alors parler de notre vision de la formation et des objectifs vendus que l’on souhaite atteindre.

[EDIT : Je publie et je me rends compte que je n’ai pas traité particulièrement du risque évident d’amener sans stratégie un périmètre additionnel à un cadre forfaitaire contractuel. Ça prendra probablement un bel article (promesses, promesses…), mais vous pourrez comprendre au fil de l’article la stratégie appliquée dans ce cas et son résultat sans risque.]

Les objectifs

Ils sont donc décrits dans le scilabus, plus ou moins précisément. On va aborder un thème et vous apporter des éléments précisant la façon d’évoluer au sein de ce thème. Ce sont des pratiques, des problématiques que nous traiterons, et c’est probablement ce niveau de détail qui vous aide à faire votre choix.
Il existe néanmoins des objectifs cachés :)
En effet, au delà de la définition du contenu, de sa variété et de sa pertinence. Il y a un critère de qualité difficile à décrire au préalable parce qu’il existe une variable d’importance : votre propre définition de la qualité. Nous ne la connaissons pas à priori, et c’est la combinaison des exigences de chacun qui va définir la qualité globale de la formation… Adieu prédictibilité et standardisation :D

Les moyens

Pour atteindre les objectifs annoncés et découverts, affichés et cachés, nous avons une palette de choix à notre disposition.

La pédagogie

Nous avons une trame qui existe et qui crée une logique supposée permettre aux participants de construire leur apprentissage de façon cohérente, logique. Mais une trame doit être dispensée et le messager a une part importante dans la compréhension du message.

L’approche

L’approche est la stratégie que va choisir le formateur pour vous apporter du savoir que vous allez vous approprier le plus efficacement possible. Chacun a sa technique, ses habiletés, mais un constat que vous partagez pourrait être que le cours magistral demande énormément d’effort de concentration pour rester accroché au sujet, et souvent pour mémoriser le contenu, il faudra relire vos notes après le cours… Et ça en formation professionnelle, ce n’est pas possible. Il faut maximiser l’applicabilité immédiate. Par contre, en s’attachant à comprendre comment notre cerveau analyse les informations, les tri et les utilise, on peut mettre en application des approches efficaces à plus d’un titre. De l’interactivité et du fun!
Avoir de l’amusement, bien au delà d’avoir le sentiment de passer un moment agréable est un cadeau pour votre cerveau de raccrocher une connaissance théorique à une émotion. C’est pour cela que vous préférez des formations avec du fun, c’est pour cela qu’il existe aussi une activité de feedback “le feedback wall” qui vient collecter le rapport entre valeur et fun évalué par les participants.

Une équipe

Hakime et moi avons naturellement un parcours, des expertises, des sensibilités et des compétences très différents. Qu’est ce qui servira au mieux notre formation? Que chacun soit au bon endroit au meilleur moment.
Ça ne s’invente pas, ça s’observe, se discute, s’expérimente et s’adapte. Alors on a pris ce temps là, de parcourir ensemble les sujets, échanger nos avis pas pour convaincre mais pour enrichir, nos approches et voir quels assemblages savant prenait du sens, de la cohérence, voire, de la puissance. Oui parce qu’on a une chance pour nos formations, c’est d’être, la plupart du temps, 2 à vous dispenser du contenu. Et 2 peut ne pas être simplement 1+1 mais bien 1+1(+1) avec l’émergence d’une entité que l’on se permet d’appeler facilement en grand groupe, l’intelligence collective. Mais le collectif, je vous le confirme, ça commence bien à 2.

De la préparation à l’itération

Toute ce que je viens de décrire pourrait se contenir dans ce que l’on nomme un design sprint (ok pour l’appellation sprint 0 et pour le coup allez voir cet article questionnant le sujet). Préparer un environnement dans lequel nous allons nous diriger vers notre objectif sereinement parce qu’en nous étant donné un cadre confortable et rassurant, un chemin balisé avec des options (les approches que l’on a pas retenu mais pour autant, pas jeté) nous permettant de nous soutenir et de nous adapter dans ce que nous allons découvrir dès la première minute!

Let’s goSM!

Et si on faisait notre premier Planning?
Notre objectif est : “Découvrir notre public et ses attentes particulières”
Après notre introduction pour décrire le contexte dans lequel se trouve notre équipe (les participants+formateurs), reprendre les objectifs annoncés et le plan prévu, nous procédons à une collecte des attentes. C’est à la fois très formel et très subjectif et pour autant essentiel à réduire immédiatement l’inconnu, le risque. Nous allons à la fois préciser quel est le public “réel” (parce qu’on va continuer d’apprendre à le découvrir) et quelles sont ses attentes particulières (ce que l’on découvre du potentiel de valeur réelle de notre produit). Et nous adaptons ainsi notre backlog.

Inspect & Adapt

Tout au long de la formation, lorsqu’un anime, l’autre observe, les participants, le formateur, le temps qui passe, les items abordés (Done?)
Chaque pause est un moment d’inspection et adaptation comme on peut le trouver dans Scrum. Une pause de 15' le matin et l’après midi et un moment à chaud à la pause de midi, c’est notre Breaking meeting (le daily d’une itération classique). On fait le point sur les objectifs fixés pour la journée, la qualité ressentie et on réadapte le plan, qui fait quoi, quand, en fonction de ce qu’on pense améliorer ou rattraper si il y a lieu.
En fin de journée, on collecte auprès des participants ce qu’ils retiendront de cette journée, comme si on faisait une review de la valeur délivrée. Tout ce qui a été abordé n’est pas forcément évoqué. A nous d’en questionner la valeur, qu’elle nourrissent un objectif ou participe à sa construction, l’intérêt du contenu ou la pertinence de l’approche choisie et son adéquation au public découvert.
Puis c’est une nouvelle session de planning pour créer le plan de la journée suivante en fonction de ce que l’on constate en cette fin de journée. Nous reprenons alors le contenu à aborder et étudions en fonction de ce que nous comprenons de notre public ce qui aura vraiment le plus de valeur. Le MVP de cette journée de formation à venir.
Et puis le moment où l’on prend soin de nous, notre rétro, où l’on échange sur notre vécu, notre ressenti, là où on s’est senti bon ou moins bon et on confronte nos croyances et nos observations.

Retour sur le MVP

Chaque jour nous construisons le plan détaillé de ce que nous allons livrer, construit du contenu vendu et des attentes collectées en début de session et à chaque feedback. Nous allons choisir dans toutes les façons d’aborder et les niveaux de détail de chaque sous sujet ce que nous comprenons avoir le plus de valeur, quitte à faire délibérément l’impasse sur certains, ou à minima les évoquer pour un aspect “culturel”, pour maximiser la valeur de ceux qui semblent attendus. Faire ces choix, c’est décider de ce qui construit le MVP ou pas.

Un peu au milieu de tous ces éléments, je vais aussi vous partager un des choix fait dans la délivrance du contenu pour cette organisation. Un des chapitres s’appelle “Démarrage d’équipe”, et actuellement, les équipes pratiques numériques sont à développer un concept/process de démarrage de projet sur les meilleures bases. Il se trouve que dans nos participants, nous avons eu la chance d’avoir Tara Lachapelle qui participe activement à créer cette démarche. Nous avons alors choisi avec son accord, de lui laisser présenter cette nouvelle approche. Cette formation existe depuis un moment maintenant, mais son contenu vit avec l’émergence des nouveautés de nos contextes, et on en fait profiter nos participants. Saisir les opportunités!

Le forfait c’est tout livrer

Et bien… pas forcément. Notamment si le forfait laisse la liberté de s’adapter à ce que l’on découvre.
Par contre, le contrat est rempli si on atteint bien tous les objectifs et que l’on a délivré le maximum de valeur. Grâce au MVP, nous allons parcourir tous les objectifs en délivrant la valeur là où elle est attendue. Et nous verrons en fin de la session la marge qu’il nous reste pour aller gratter les derniers sujets, les moins “valuables”.
En nous organisant pour nous assurer d’être le plus efficace, le plus pertinent, à chaque fois que nous abordons un sujet, de le livrer et de collecter les feedbacks immédiatement, nous laissons émerger la possibilité de réévaluer la valeur de chaque sujet à venir. En fait, il pourrait bien se faire que certaines explications deviennent superflues parce que tout ce qui a été abordé, l’angle choisi, aura permis au participant de se faire sa propre idée, sa propre cohérence. Oui, il est possible de ne pas tout expliquer, comme il est possible de ne pas développer toutes les fonctionnalités imaginable pour s’assurer de satisfaire nos client. On peut valider cette satisfaction au fil des livraisons et passer au prochain sujet quand ça a du sens :)
En fait, le forfait agile, c’est même livrer plus de valeur que prévu, et c’est ce que nous avons pu vivre avec cette expérimentation. Souvenez vous que nous avons collecté les attentes en début de session. Certaines étaient déjà prises en compte par la trame prévues et nous avons appuyé sur ces thèmes au moment proposés par la trame/le plan initial (ou pas si la question est finalement pertinente plus tôt). Il reste des attentes qui ont été abordées ou peut être pas du tout.
Considérant ce qui est DONE, nous allons traiter en fin de session tout ce qu’il reste dans notre KanbanBoard de récolte des attentes, tant qu’il nous reste du temps. Et comme on utilise Kanban, on commence par traiter ce qui est IN PROGRESS pour les amener une par une à DONE. C’est du PULL system, soit “stop starting, start finishing”. Pour chacune de ces attentes, voir avec le participant qui l’a exprimé, ce qu’il manquerait pour être DONE… jusqu’à ce qu’elle le soit, si c’est possible, puis de traiter la suivante. Quand il n’y en a plus IN PROGRESS, si il reste du temps, on s’occupe des attentes pas même abordées, nos TODO, suivant la même logique. On poursuit un de nos objectifs cachés : 0 frustration!

Conclusion

Chaque formateur a sa science pour donner un maximum de valeur à la formation qu’il dispense. Comme chacun dans son job, c’est un professionnel (private ref pour les participants de cette session). Hakime et moi, agilistes, et bien, on a appliqué les valeurs et principes que nous portons au mieux qu’on ait pu le faire, on a expérimenté pour appliquer l’empirisme qui nous a amené à pivoter chaque fois que l’on a senti cela nécessaire vers les objectifs fixés. On a tenté des choses, certaines ont bien marché, d’autres moins :D et on en ressort avec une formation qui semble avoir beaucoup plu à nos participants, à nous, et avec des points d’améliorations sur lesquels on prévoit de nouvelles expérimentations.
Je vais terminer en soulignant un des critères de succès des plus importants et que je n’ai pas évoqué jusque là. La qualité de notre groupe de participants. Oui nous étions bien une équipe à construire ensemble le meilleur produit possible à ce moment là et c’est grâce à leur implication, leur intérêt, leur participation et leurs questions puissantes que nous avons ensemble cocréé ce moment d’une valeur de dingue. Un grand merci à vous.

Pour les projets Agiles, le produit se construit en collaboration avec le client et ses représentants métiers, et on ne peut pas construire un produit fantastique sans cela. Alors quand le projet réussi, c’est aussi grâce à la qualité de notre client, et l’amour qu’on lui porte.

Pour contacter les personnes citées :
Hakime Bezza
Tara Lachapelle
François Laugier :)